Ambassade Britannique à Dakar recrute un Assistant Exécutif

Ambassade Britannique à Dakar recrute 01 Assistant Exécutif de l’Ambassadeur et Responsable de Résidence EO

L’Ambassade de Grande-Bretagne à Dakar recrute 01 Assistante de Direction de l’Ambassadeur et Responsable de la Résidence EO

Le gouvernement britannique est un employeur inclusif et favorable à la diversité. Nous valorisons la différence, promouvons l’égalité et luttons contre la discrimination, renforçant ainsi nos capacités organisationnelles. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons. Nous ne faisons pas de discrimination sur la base d’un handicap, d’une race, d’une couleur, d’une origine ethnique, d’une identité de genre, d’une religion, d’une orientation sexuelle, d’un âge, d’un statut d’ancien combattant ou de toute autre catégorie protégée par la loi. Nous promouvons des possibilités de travail flexibles et adaptées aux familles, lorsque les besoins opérationnels et de sécurité le permettent.

• Catégorie d’emploi : Bureau des affaires étrangères, du Commonwealth et du développement (opérations et services ministériels)
• Sous-catégorie d’emploi : Chancellerie

Description du poste (rôles et responsabilités)

Objectif principal de l’emploi :

L’Ambassade du Royaume-Uni à Dakar cherche à nommer un(e) Assistant(e) exécutif(ve) de l’Ambassadeur et un Directeur de Résidence. C’est un moment passionnant pour rejoindre l’ambassade britannique, qui est responsable des relations du Royaume-Uni avec le Sénégal et la Guinée-Bissau. En particulier, les relations entre le Royaume-Uni et le Sénégal se sont rapidement développées au cours des dernières années et sont actuellement axées sur 3 priorités communes : la prospérité mutuelle, la sécurité mutuelle et le développement durable.

Le/la candidat(e) retenu(e) travaillera en étroite collaboration avec l’ambassadeur et jouera un rôle clé au sein de l’ambassade, notamment au sein de l’équipe de direction. Il s’agit d’un poste passionnant et stimulant qui nécessite d’excellentes compétences interpersonnelles, organisationnelles et de leadership.

En tant qu’assistant(e) exécutif(ve) de l’ambassadeur, le/la candidat(e) retenu(e) gérera le fonctionnement efficace du bureau de l’ambassadeur, y compris la gestion de son agenda, de l’accueil, des voyages et de la rédaction de la correspondance, le cas échéant. En tant que gestionnaire de résidence, le candidat retenu dirigera l’équipe de la résidence, qui comprend un chef, un intendant et une femme de ménage, et jouera un rôle clé dans le succès des événements de l’ambassade et de la résidence.

Rôles et responsabilités :

Adjointe exécutive (70%)

• Planifier rapidement et précisément les réunions et les déplacements de l’ambassadeur, en jonglant avec les demandes des interlocuteurs sénégalais, de l’ambassade et des collègues de Londres.
• veiller à une utilisation efficace et efficiente du temps et des relations de l’ambassadeur, en travaillant en étroite collaboration avec toutes les équipes de l’ambassade sur la hiérarchisation des priorités.
• coordonner les séances d’information et les discours, selon les besoins, pour les réunions de l’ambassadeur.
• Conseiller le personnel sur ses méthodes de travail.
• Donner des conseils sur les questions de protocole avec le gouvernement hôte.
• Maintenir et développer un réseau de contacts au sein du gouvernement, du corps diplomatique, du secteur privé et de la société civile au Sénégal et en Guinée-Bissau.
• Assurer le bon fonctionnement du bureau de l’ambassadeur, y compris la gestion des appels téléphoniques, des messages et du courrier adressés à l’ambassadeur, déléguer à l’agent concerné si nécessaire et rechercher de manière proactive les possibilités d’améliorer la gestion du bureau.
• Avoir de solides compétences en rédaction verbale et être capable de rédiger de la correspondance en anglais et en français.
• Superviser et planifier les voyages et les programmes officiels, y compris pour les ministres en visite.
• Effectuer des tâches de valise diplomatique.
• Tenir un registre des cadeaux pour l’ambassade.

Rôle de gestionnaire de résidence (30 %)

• Être un membre actif de l’équipe de la haute direction.
• Motiver, soutenir, encadrer et développer l’équipe de la résidence, en fournissant des conseils sur les priorités de l’ambassade, en représentant leurs points de vue lors de la réunion de l’équipe de direction et en leur donnant des commentaires et des évaluations annuelles pour améliorer leur performance, en étroite collaboration avec l’ambassadeur.
• Collaborer avec le responsable des événements pour organiser des événements réussis à l’ambassade ou à la résidence afin de promouvoir les objectifs du Royaume-Uni.
• Assurer la liaison avec l’équipe des services corporatifs pour les exigences logistiques et les travaux d’entretien de la résidence, en assurant un suivi efficace.
• S’assurer que la résidence est un véritable atout représentatif pour HMG, en réalisant les objectifs du poste tout en respectant les principes d’optimisation des ressources.

Ressources gérées :

• 3 Personnel de la résidence
• Supervision de l’équipe d’événements ad hoc lors d’événements de l’ambassade

Qualifications, compétences et expérience essentielles

• Compétences organisationnelles fantastiques, avec une grande attention aux détails et une capacité à livrer et à établir des priorités dans un environnement de travail en évolution rapide, nécessitant un minimum de supervision et respectant les délais.
• Solides compétences interpersonnelles et d’esprit d’équipe et capacité à travailler de manière efficace et professionnelle avec tout le monde dans les ministères, le corps diplomatique et d’autres parties prenantes, ainsi que de bonnes compétences en matière de clientèle.
• Discrétion, résilience et flexibilité, et capacité à traiter des questions délicates,
• Maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’oral et à l’écrit, avec la capacité de traduire, de rédiger et de relire dans les deux langues.
• Excellentes compétences en communication et en influence, ainsi qu’en informatique.

Qualifications, compétences et expérience souhaitables

• Connaissance des normes et des critères du protocole, y compris pour les notes verbales.
• Responsabilités budgétaires antérieures et/ou compréhension des exigences en matière d’optimisation des ressources.
• connaissance de la culture britannique.
• Expérience professionnelle antérieure dans une ambassade ou un environnement international.

Comportements requis

• Changer et s’améliorer, gérer un service de qualité, livrer à son rythme, travailler ensemble

Détails de l’emploi

• Date limite de candidature : 29 mars 2024
• Grade : Officier de direction (EO)
• Type de poste : Durée déterminée
• Durée du poste : 12 mois
• Région : Afrique
• Pays/Territoire : Sénégal
• Lieu (ville) : Dakar
• Type de poste : Ambassade du Royaume-Uni
• Salaire : 1 294 559 FCFA
• Date de début : 3 juin 2024

Autres avantages et conditions d’emploi

Possibilités d’apprentissage et de perfectionnement :

L’ambassade du Royaume-Uni à Dakar offre une gamme d’opportunités d’apprentissage et de développement, y compris des formations spécifiques à l’emploi et des voyages si nécessaire. Il est possible de développer des connaissances et des compétences liées à la carrière grâce à l’apprentissage en ligne et à l’observation d’autres membres du personnel, et le candidat retenu sera encouragé à participer à des activités et à des comités plus larges de l’ambassade britannique.

Modes de travail :

Il s’agit d’un poste à temps plein qui travaille à l’ambassade presque tous les jours. Il sera parfois possible de travailler à domicile.

Informations complémentaires

• Le/la candidat(e) retenu(e) fera l’objet d’une vérification des antécédents professionnels et d’une habilitation de sécurité.
• Le candidat retenu doit avoir une autorisation préexistante pour travailler à Dakar qui lui permet de travailler à l’ambassade britannique afin de postuler
• Veuillez remplir le formulaire de demande en entier, car les informations fournies sont utilisées lors de la présélection.
• Veuillez vérifier attentivement votre demande avant de la soumettre, car aucune modification ne peut être apportée une fois soumise.
• L’ambassade britannique ne demandera jamais de paiement ou de frais pour postuler à un poste.
• Les employés recrutés localement par l’ambassade du Royaume-Uni à Dakar sont soumis aux conditions générales de service conformément au droit du travail local au Sénégal.
• Les employés qui ne sont pas assujettis à l’impôt local sur le revenu sur leur salaire de mission peuvent voir leur salaire réduit du montant équivalent de l’impôt local sur le revenu.
• Vous trouverez des renseignements sur les profils de réussite de la fonction publique à l’adresse suivante : https://www.gov.uk/government/publications/success-profiles
• S’il vous plaît noter : Catégorie d’emploi AA = A1, AO = A2, EO = B3, HEO = C4, SEO = C5
• Veuillez vous connecter régulièrement à votre profil dans le système de demande pour vérifier l’état de votre demande.
• Les candidats qui n’ont pas été retenus peuvent être inscrits sur une liste de réserve. Si, au cours de la période de réserve de 6 à 12 mois, le même poste ou un poste en grande partie similaire devient disponible, ce poste peut être offert au deuxième candidat ou au candidat subséquent

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