United Nations recrute un Assistant Administratif

United Nations recrute 01 Assistant Administratif

Définition et création de rapports de l’organisation

Ce poste est à pourvoir au sein de la Commission mixte Cameroun-Nigéria. Le (la) titulaire relève du (de la) spécialiste hors classe des affaires économiques et du (de la) Directeur(trice) de programme de la CNMC.

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’adjoint(e) administratif(ve) FS-4 s’acquitte des fonctions suivantes

Fonctions

Gestion des ressources humaines

• Initier, examiner, traiter et suivre les mesures liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, par exemple, le recrutement du personnel et des consultants, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation du rendement, l’examen de la classification des emplois, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
• Participer à la sélection des candidats pour la Section ; évaluer et présélectionner les candidatures de ces candidats, préparer les profils des candidats, mener des entretiens préliminaires et identifier les listes restreintes de candidats.
• Répondre aux demandes de renseignements et fournir des renseignements et des conseils au personnel concernant les procédures, les processus et les pratiques administratives, les conditions de service, les tâches et les responsabilités.
• Superviser la tenue des dossiers d’avis de vacance de poste de la Section et suivre l’état d’avancement des avis de vacance de poste en cours ; veiller à ce que les recommandations concernant les changements de statut contractuel du personnel soient conformes à la procédure et à la politique établies ; préparer les documents relatifs à la promotion, à l’indemnité de poste spéciale, à l’examen des comités d’admission et des comités d’indemnités de grade.

Budget et finances

• Aider à l’élaboration et à l’examen des propositions financières et de ressources humaines et consolider le budget et le programme de travail en ce qui concerne le budget, les fonds d’affectation spéciale, les subventions et les achats de la Section.
• Consolider les données reçues d’autres unités concernant les soumissions budgétaires ; Aider à la préparation de l’exposé des motifs et des tableaux à l’appui concernant les estimations de coûts budgétaires, assurer la coordination avec les autres sections en ce qui concerne les éclaircissements ou les contributions supplémentaires nécessaires à la formulation du budget annuel de la section.
• Examiner les dépenses et les comparer avec le budget approuvé par la mission sur le terrain ; Préparez les ajustements nécessaires. Assister le gestionnaire dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires ; Assurer la coordination avec les autres membres du personnel des finances et du budget sur les questions connexes lors de la préparation du rapport budgétaire.
• Aider à la préparation des présentations sur l’exécution du budget et à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget.
• Surveillez l’intégrité de diverses bases de données financières et vérifiez l’exactitude des données d’entrée, en veillant à la cohérence des données enregistrées.
• Examiner les demandes de biens et de services pour s’assurer que les objets de dépenses ont été facturés et que les fonds sont disponibles.

Administration générale

• Rédiger de la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, financières et de personnel pertinentes ; planifier des réunions et des rendez-vous ; tenir à jour des dossiers d’instructions administratives et d’autres règles et règlements ; fournir des conseils et de la formation à d’autres adjoints administratifs.
• Assurer une coordination étroite avec les unités de service et assurer une liaison fréquente avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain.
• S’acquitter d’autres tâches administratives connexes, au besoin, p. ex., planifier les déplacements opérationnels de l’unité ou de la section ; l’enregistrement des présences et des congés ; Les plans d’affectation des espaces physiques, l’identification des besoins en bureautique et l’entretien de l’équipement, des logiciels et des systèmes aident à l’organisation et à la coordination de séminaires, de conférences et de traductions.
• Guider, former et superviser le personnel de niveau subalterne.
• S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Compétences

• Professionnalisme – Aptitude et expérience dans un large éventail de fonctions administratives, p. ex., budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Connaissance et application des systèmes des Nations Unies, du Statut et du Règlement du personnel. Aptitude à gérer les processus, à tenir des registres précis, à interpréter et à analyser une grande variété de données, et à identifier et résoudre les écarts de données et les problèmes d’activité. Degré élevé d’engagement pour assurer la bonne utilisation des ressources financières de l’unité. Être fier de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; faire preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; Garder son calme dans les situations stressantes. Prendre la responsabilité d’intégrer les questions de genre et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité.
• Aptitude à la communication : S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; écouter les autres, interpréter correctement les messages des autres et y répondre de manière appropriée ; pose des questions pour obtenir des éclaircissements et manifeste de l’intérêt pour la communication bidirectionnelle ; adapte le langage, le ton, le style et le format en fonction de l’auditoire ; faire preuve d’ouverture dans le partage de l’information et dans la tenue des gens informés.
• Aptitude à la planification et à l’organisation – Définir des objectifs clairs qui sont compatibles avec les stratégies convenues ; déterminer les activités et les tâches prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources nécessaires à l’exécution du travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; suivre et ajuster les plans et les mesures au besoin ; utilise le temps de manière efficace.
• Esprit d’équipe – Travailler en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation. sollicite l’apport des autres en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; fait passer l’intérêt de l’équipe avant l’intérêt personnel ; soutient les décisions finales du groupe et s’y conforme, même si celles-ci ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.

Éducation

• Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme équivalent est exigé. Un certificat technique ou professionnel dans les domaines des services administratifs, des finances, des ressources humaines, de l’administration des affaires ou de la gestion du personnel est exigé.

Expérience professionnelle

• Au moins 6 années d’expérience, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, au sein du système des Nations Unies ou du secteur privé dans le domaine des services administratifs, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines ou dans d’autres domaines connexes.
• Une expérience pratique des politiques et pratiques administratives et financières de l’ONU est souhaitable.
• Une expérience de l’utilisation d’un ERP (par exemple UMOJA) est souhaitable.

Traduction

Le français et l’anglais sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit est exigée.

Évaluation

L’évaluation des candidat(e)s qualifié(e)s peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’une discussion informelle pour déterminer s’ils sont aptes à occuper le poste.

Avis spécial

Ce poste est temporairement à pourvoir jusqu’au 30 juin 2024. Si le candidat sélectionné est un fonctionnaire du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies, la sélection sera effectuée comme une affectation temporaire.

Bien que cette affectation temporaire puisse donner au candidat retenu l’occasion d’acquérir une nouvelle expérience professionnelle, la sélection pour ce poste est limitée et n’a aucune incidence sur le poste à pourvoir.

Sous réserve de la source de financement du poste, l’éligibilité à cette offre d’emploi temporaire peut être limitée aux candidats basés dans le lieu d’affectation.

Cette offre de poste temporaire peut être limitée aux « candidats internes » qui ont été recrutés à l’issue d’un concours organisé conformément à la disposition 4.16 du Règlement du personnel ou d’une procédure de sélection du personnel, y compris l’examen d’un organe central de contrôle établi conformément à l’article 4.15 du Règlement du personnel.

Les fonctionnaires des organismes appliquant le régime commun des Nations Unies qui atteindront l’âge obligatoire de la cessation de service ou de la retraite pendant la période de besoin temporaire en cours ne peuvent pas présenter de demande. Le dépôt d’une candidature ou d’une sélection pour l’offre d’emploi temporaire actuelle
ne retarde ni n’augmente l’âge obligatoire de départ.

Les retraités qui ont dépassé l’âge obligatoire de départ à la retraite et qui souhaitent être pris en considération pour l’offre d’emploi temporaire en cours doivent indiquer la raison de leur dernière cessation d’emploi comme étant « retraite ». Ces retraités ne peuvent être employés par l’Organisation, sauf si a) les besoins opérationnels de l’Organisation ne peuvent être satisfaits par des fonctionnaires qualifiés et disponibles pour s’acquitter des fonctions requises ; b) l’emploi proposé n’aurait pas d’incidence négative sur les possibilités d’évolution de carrière ou de réaffectation des autres membres du personnel et représenterait une solution à la fois rentable et solide sur le plan opérationnel pour répondre aux besoins du service.

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